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Salut les filles!

J'ai besoin de vos conseils. Je m'arrache les cheveux depuis ce matin!! Je dois organiser un événement pour notre entreprise : un petit séminaire pour présenter nos nouveaux objectifs et présenter un nouveau manager. Je n'ai jamais fait ça. D'habitude on fait ça au bureau dans la salle de réunion et je n'ai qu'à commander le diner. Mais le patron veut marquer le coup et voudrait qu'on fasse ça dans un autre lieu où il peut présenter ses objectifs facilement avec un projecteur, mais en même temps que le lieu soit dans un cadre calme et apaisant pour qu'on se change l'esprit.

Moi ça m'apaise pas... Je ne m'en sors pas parmi tous les prestataires: location de salle, service traiteur, location de matériel audiovisuel et organiser d'activité... Et en même temps certains doivent être la avant le personnel de l'entreprise pour installer les tables et le matériel, mais ils ne connaissent pas les lieux. Et je dois trouver une date où ils sont tous disponibles... Tout en respectant le budget et je suis tellement perdue que je ne sais pas si je le dépasse ou non...

Est-ce que vous auriez une astuce pour gérer ça plus facilement ? Parce que je sens les erreurs arrivées le jour J.....

Je vous comprends, l'organisation d'un événement pour l'entreprise peut être un réel stress. J'en organise chaque année un ou deux et ça reste stressant malgré mon expérience. En fait c'est un domaine qui ne peut pas être maitrisé du début à la fin à 100%. Par exemple la météo peut jouer un rôle important et n'est absolument pas prévisible 3 mois à l'avance, quand on organise l'événement... Et effectivement, coordonner les différents professionnels peut être difficile car chacun a un role différent et entre en "scène" à un moment différent. J'ai eu l'occasion d'organiser un séminaire d'entreprise à Andenne, et le lieu de réception proposait un service tout compris, donc de n'avoir qu'un seul prestataire. Depuis, je ne cherche plus que ça quand je dois organiser un événement !

Avec une seule personne de contact est tellement plus facile ! Vous louez la salle, commander le service traiteur, réserver le matériel audiovisuel, etc. a une seule personne. Donc ça vous fait qu'un seul devis (bien plus facile pour gérer le budget), la personne connait le lieu donc pas besoin d'arriver à l'avance pour planifier la mise en place. La logistique est plus simplifiée, vous gagnez du temps et de l'énergie. Et du coup vous pouvez entièrement vous consacrer au contenu de la journée et des activités à prévoir, ce qui est synonyme d'un événement réussi! Je pense qu'avoir un seul prestataire pour la journée est la meilleure solution pour éviter toute cette organisation et puis ça éviter certains dérapages le grand jour.

La bonne idée!!!! Un seul prestataire pour tout l'événement ! Ca va limiter les échanges d'email et de téléphone, le temps à rechercher et planifier, les devis à demander... Et puis un seul prestataire fera surement un bon prix pour un service tout compris plutot que plusieurs prestataires qui comptent à chaque fois leur temps de trajets, etc....

Merci pour ce super conseil! Je suis déjà plus confiante pour la suite des événements!